คอนโด, บ้านจัดสรร, บ้านโครงการ,คอนโดมิเนียม,บ้านเดี่ยว, บ้านมือสอง,บ้านเช่า,ขายบ้าน, ที่ดิน, ตกแต่งบ้าน
อัพเดตล่าสุดวันที่ 25/2/2567
หน้าแรก | บ้าน คอนโด บ้านมือสอง | ประกาศ ซื้อขายบ้าน คอนโด ที่ดิน | สินเชื่อ | ตกแต่งบ้าน | เรื่องน่ารู้ | ไลฟ์สไตล์ | ลงประกาศซื้อขายฟรี
 
User Name
Password
เมนูหลัก
สมัครสมาชิก ลงประกาศ
ลืมรหัสผ่าน
ลงประกาศซื้อขาย
ค้นหาประกาศซื้อขาย
คู่มือซื้อขายบ้าน
ติดต่อสอบถาม

การใช้ 5 ส. ในการจัดการสำนักงาน

หลายคนคงเคยได้ยินคำว่า 5ส มานานพอสมควรแล้ว แต่อาจจะไม่เคยนำสิ่งเหล่านั้นมาใช้เพราะคิดว่าเป็นสิ่งไกลตัว วันนี้ผมอยากยกตัวอย่างในการนำ 5ส มาใช้ในสำนักงานของท่าน เริ่มต้นอาจจะยากสักนิดแต่หลังจากจัดทำเสร็จแล้วเชื่อว่าการทำงานของท่านจะ มีประสิทธิภาพมากขึ้น

1. การจัดวางโต๊ะทำงาน

          ให้จัดโต๊ะเรียงลำดับ กันตามลำดับของ เอกสารที่จะต้องผ่าน และให้อยู่ใกล้กันในลักษณะที่เหมือนกับสายการประกอบในโรงงานอุตสาหกรรม (Assembly Line) เพื่อทำให้การไหลของเอกสารเป็นไปได้สะดวกและรวดเร็ว สามารถลดความสับสนในการส่งเอกสาร และการติดต่องานให้ลดลงได้

2. การจัดระบบการเข้า - ออก ของเอกสาร

          พยายาม จัดให้ขั้นตอนของเอกสาร ผ่านโต๊ะต่างๆ ให้น้อยที่สุด ในลักษณะของการบริการจุดเดียว (ONE-POINT SERVICE) จะทำให้สามารถทำงานได้สะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้น แนวความคิดนี้มาจาก กระบวนการผลิตที่จัดให้วัตถุดิบไหลเข้าสู่สายการผลิต โดยใช้เวลาสั้นที่สุดเท่าที่จะทำได้ ตั้งแต่ขั้นตอนแรกจนถึงขั้นตอนสุดท้ายที่ผลิตภัณฑ์ ถึงมือลูกค้า ปัจจุบันการบริการของธนาคารต่างๆ ก็หันมาใช้ระบบแบบนี้ ซึ่งมักจะใช้พนักงานเพียงคนเดียวในการรับ-จ่ายเงิน แทนที่จะต้องมีการตรวจสอบกัน 2 - 3 โต๊ะอย่างในสมัยก่อน

3. การจัดแฟ้มเอกสาร

          3.1) การแยกประเภทของเอกสาร เอกสารต่างๆ สามารถแยกออกได้เป็น เอกสารที่ใช้ประจำ, เอกสารที่ใช้ตามช่วงเวลา, และเอกสารที่ใช้ในกรณีพิเศษ การจัดเก็บเอกสารประเภทต่างๆ นั้น มีวิธีการดังนี้
                    ก. แฟ้มเอกสารที่ใช้ประจำ เช่น ใบราคา รายชื่อที่อยู่ของลูกค้าประจำ ฯลฯ ให้จัดไว้ในชั้นที่อยู่ใกล้กับผู้ใช้มากที่สุด และจัดให้อยู่ในระดับสูงจากเข่าถึงบ่าของผู้ใช้ จะทำให้การหยิบใช้และจัดเก็บทำได้สะดวก รวดเร็ว ไม่เกิดอันตรายต่อร่างกายด้วย
                    ข. แฟ้มเอกสารที่ใช้ตามช่วงเวลา เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบสั่งจ่ายเงิน เพื่อใช้สำหรับการคิดภาษี และแฟ้มเอกสารที่ใช้ในกรณีพิเศษ เช่น กฎระเบียบบริษัท กฎหมายต่างๆ ที่ เกี่ยวข้อง เป็นต้น ควรจัดเก็บในชั้นที่แยกต่างหาก ห่างจากสถานที่ที่เก็บเอกสารประจำ เพื่อที่จะได้เพิ่มพื้นที่ทำงานให้มากขึ้น

          3.2) การจัดเอกสารเป็นหมวดหมู่ เมื่อแบ่งประเภทของเอกสารได้แล้ว ก็นำมาจัดเป็นหมวดหมู่ โดยระบุเป็นตัวอักษร, ตัวเลข หรือใช้สีของแฟ้มที่แตกต่างกัน หรือใช้เทปสีติดที่สันแฟ้ม จะทำให้ การค้นหาและการจัดเก็บ เป็นไปได้สะดวกและรวดเร็วมากขึ้น
                    3.3) การจัดเรียงแฟ้มให้อยู่ตามลำดับในชั้นเก็บ การจัดเก็บแฟ้มเข้าชั้นเก็บ อาจจะมีการเรียงหมายเลข หรือใช้วิธีขีดเส้นทแยง จากแฟ้มแรกจนถึง แฟ้มสุดท้าย จะทำให้การจัดเก็บแฟ้มเข้าที่นั้น ถูกต้องรวดเร็ว แฟ้มไหนที่อยู่ผิดที่จะรู้ได้ทันที และสามารถเอากลับคืนที่เดิมได้ง่าย
                    3.4) การจัดทำแฟ้มดัชนี (Index File) เป็นแฟ้มที่ระบุรายละเอียดของหมวดหมู่ เอกสาร ซึ่งอาจกำหนดเป็นกลุ่มตัวเลขหรือเป็นกลุ่มตัวอักษร ทั้งหมายเลขของแฟ้มเอกสารและหมายเลขของตู้เก็บเอกสาร ซึ่งแฟ้มดังกล่าวจะบอกว่าเอกสารหมวดหมู่ใด ถูกเก็บไว้ ณ ที่ใด เมื่อต้องการเอกสารก็เพียงแต่เปิดหาที่แฟ้ม ดัชนี ก็สามารถไปหาเอกสารที่ต้องการได้สะดวกและรวดเร็ว ลดเวลาในการค้นหา

4. แบบฟอร์มต่างๆ ที่ใช้ในแต่ละหน่วยงาน

          ควร จะมีการทบทวนรูปแบบของเอกสารต่างๆ อยู่เสมอ อาจจะ กำหนดระยะเวลาที่แน่นอนในการทบทวนเอกสาร เช่น ปีละครั้ง หรือสองปีต่อครั้ง เพราะแบบฟอร์มที่ใช้งานนานๆ มักมีช่องที่เติมข้อความต่างๆ ที่ไม่เหมาะสม ไม่จำเป็น ไม่เหมาะกับสถานการณ์หรือมีมากเกินไป ควรมีการแก้ไข ให้กะทัดรัด ใช้งานได้สะดวกรวดเร็ว และสิ้นเปลืองกระดาษน้อยที่สุด

5. การจัดทำรายงานต่างๆ ของแต่ละหน่วยงาน

          ควร จัดทำให้สนองต่อความต้องการของผู้ใช้ เนื้อหารายงานควรจะสั้นและตรง จุดประสงค์ที่สุด เพื่อที่ผู้อ่านสามารถจับใจความได้รวดเร็ว และถ้าไม่จำเป็นแล้ว ไม่ควรทำรายงานเกินความจำเป็น

ยังมีเหลืออีก 8 ข้อมาอ่านกันต่อครับ

บ้านมือสอง คอนโด condo บ้านจัดสรร คอนโดมิเนียม บ้านเดี่ยว บ้านเช่า ที่ดิน
วันที่ : 27 มกราคม 2555
จำนวนผู้อ่าน : 3556 ครั้ง
เรื่องอื่นๆที่น่าสนใจ
ที่มาของคำว่า กระดาษ (ดู 5038 ครั้ง)
คุณพอใจกับงานที่ทำอยู่แค่ไหน ? (ดู 4333 ครั้ง)
7 ไอเดีย แต่งห้องทํางาน (ดู 4651 ครั้ง)
ตำหนิแบบไหน ไม่ให้ลูกน้องเสียหน้า (ดู 4708 ครั้ง)
กระดาษ (ดู 4321 ครั้ง)
วิธีทำความสะอาดเครื่องต้มกาแฟ (ดู 4263 ครั้ง)
ประวัติของปากกาลูกลื่น (ดู 4359 ครั้ง)
ประวัติและการผลิต ดินสอ (ดู 5691 ครั้ง)
ประวัติความเป็นมาของ ยางลบ (ดู 4801 ครั้ง)
เครื่องถ่ายเอกสาร (ดู 4534 ครั้ง)
จัดฮวงจุ้ย บนโต๊ะทำงาน (ดู 4777 ครั้ง)
เครื่องใช้สำนักงาน (ดู 4395 ครั้ง)
ประวัติเครื่องถ่ายเอกสาร (ดู 4862 ครั้ง)
หมึกปากกาทำจากอะไร (ดู 4638 ครั้ง)
7 เคล็ดลับจัดโต๊ะทำงานแบบมืออาชีพ (ดู 5001 ครั้ง)
การปรับโต๊ะทำงานเพื่อสุขภาพ (ดู 4384 ครั้ง)
เมื่อลูกแม็กซ์หลุดเข้าไปในเครื่องส่งแฟกซ์ (ดู 4044 ครั้ง)
โต๊ะทำงานบอกนิสัย (ดู 4174 ครั้ง)
13 วิธีแก้วิกฤติโลกร้อนที่ออฟฟิค (ดู 4029 ครั้ง)
ราศีกับโต๊ะทำงาน (ดู 4209 ครั้ง)
ตำแหน่งโต๊ะทำงานที่เป็นมงคล (ดู 4441 ครั้ง)
รู้ธาตุออฟฟิศ พิชิตปัญหา (ดู 4279 ครั้ง)
เทคนิคพิชิตโรคของสาวทำงาน (ดู 4149 ครั้ง)
การจัดแบบห้องทำงานสำนักงาน (ดู 4408 ครั้ง)
.การจัดฮวงจุ้ยที่ดีสำหรับสำนักงาน (ดู 4132 ครั้ง)

Google
 
ขายบ้าน, คอนโด มือสอง, บริษัทนายหน้า, โบรกเกอร์, รับฝากขายบ้าน, ขายบ้าน, realtor, agency, บริษัท ขายบ้าน, ตัวแทน นายหน้า, รับฝากขาย, ซื้อขายบ้าน, ฝากขายบ้าน นายหน้า ขายบ้าน, บ.นายหน้า ขายบ้าน, โบรกเกอร์, ซื้อขายบ้าน, รับฝากขายบ้าน, ตัวแทนนายหน้า, โบรกเกอร์บ้าน, นายหน้าบ้าน, ตัวแทนบ้าน ขายบ้าน ตกแต่งบ้าน ฟอร์นิเจอร์ ออกแบบ บ้าน ซื้อขาย บ้าน, รับออกแบบ บ้าน, รวมแบบบ้านแบบ บ้าน, ตกแต่งภายใน บ้าน, interior design ออกแบบ บ้าน, interior รับออกแบบ บ้าน, Architecture รับออกแบบ บ้าน, ตกแต่งบ้าน, ตกแต่งภายใน, Mudahouse, ตกแต่งภายใน, รับเหมา ก่อสร้างบ้าน, บริษัท ก่อสร้าง
ติดต่อลงโฆษณา : ududee@msn.com
โทรศัพท์: 08-9180-5710
Copyright ©2005-2012 Hometophit All rights reserved